Ustalenia dot. MustangRace 2011 - Bełchatów

[kaes]

Informacje nt. Bełchatowa.

[stang232]

No dobra stan na 14.02.11r

7 lutego złożyłem na dziennik w Urzędzie Miasta Bełchatowa pismo o takiej treści:

Dot.: Wyrażenia zgody i wsparcia w organizacji ogólnopolskiej imprezy samochodowej MUSTANG RACE 2011

W połowie 2010r. narodziła się idea zaprezentowania na skalę ogólnopolską legendy amerykańskiej motoryzacji i naszego pomysłu na życie Klubu Forda Mustanga szerszej publiczności.

Mustang Race rozpocznie się 30.06.2011 uroczystym starem na rynku
w Sandomierzu, a zakończy w Kołobrzegu. W ciągu 4 dni uczestnicy odwiedza wyjątkowe miejsca, wykonają nietypowe zadania.

Będzie to jedna z największych imprez lifestylowo-motoryzacyjnych w 2011r. Jednym z złożeń Mustang Race będzie promująca zarówno klub jak i odwiedzanych miast na trasie przejazdu.

W trakcie 4-dniowej podróży przez Polskę, planujemy aby jednym z miast ,,przystanków’’ był Bełchatów. Planowany termin przejazdu i wizyty to dni
od 30.06 do 01.07.11r..

W związku z przygotowaniami do powyższego eventu motoryzacyjnego zwracamy się z prośbą o wyrażenie zgody na zorganizowanie jednego
z „przystanków” rajdu na terenie Bełchatowa. Mając na względzie odbywające się rokrocznie w okresie czerwcowym Dni Bełchatowa proszę o włączenie niniejszej imprezy do programu ich obchodów oraz objęcie honorowego patronatu nad nią.

Proszę o możliwość osobistego spotkania w celu szerszego zaprezentowania idei imprezy oraz szczegółów dotyczących organizacji imprezy w Naszym mieście.

Ze swojej strony chcemy udostępnić unikatowe i piękne samochody oraz atrakcje. Impreza ma być bez jakichkolwiek jazd po rynku z i zachowaniem zasad bezpieczeństwa. Wszelkiego rodzaju pomysły związane z uatrakcyjnieniem powyższej imprezy mile widziane. Jesteśmy do dyspozycji i prosimy o odpowiedz
z Pana strony.

Z poważaniem
Zostawiając dane kontaktowe i załączający broszurę informacyjną o mustang race - wykonaną przez Dakotę (good job )

[stang232]

Dziś w godzinach południowych otrzymałem telefon z Urzędu od osoby zajmującej się tym pismem.
Bardzo im się pomysł przystanku w Bełchatowie podoba i są zainteresowani współpracą przy MustangRace.
W rozmowie udzieliłem informacji dotyczących godzin w których będziemy w Bełchatowie oraz jak zarys jak impreza będzie wyglądać, poruszyłem też kwestie miejsca w którym planujemy zorganizować przystanek w Bełchatowie ( chciałbym aby było to na nowo zrewitalizowanym centrum (pl. Narutowicza)

tak to miejsce wygląda.
Pani z Urzędu po rozmowie ze Mną miała udać się do Prezydenta Bełchatowa, aby przekazać mu szczegóły.
Jesteśmy w kontakcie, myślę że jeszcze w tym tygodniu umówimy się na osobiste spotkanie.

cdn

[stang232]

Po sprawdzeniu rynku hotelowego na ternie Bełchatowa, zarezerwowałem 30 pokoi 2- osobowych w hotelu ENERGETYK
http://www.energetyk.elbest.pl/pl/" onclick="window.open(this.href);return false;
Cena pokoju 2-os o podwyższonym standardzie to 100zł.
Ustaliłem, że dokładną liczbę pokoi podam na początku maja (do 10tego) trzeba będzie wtedy również wpłacić jakąś zaliczkę.
Hotel mieści się około 5min piechotą od centrum. W centrum miasta na placu Narutowicza planuje umieścić naszą wystawę aut.

[stang232]

02.03.11 udało mi się spotkać osobiście w Urzędzie Miasta, by przedstawić nieco szerzej, co to jest MR 2011 i omówić jak impreza ma wyglądać w Bełchatowie.
Że organizowaliśmy już wcześniej zloty, pokazałem trochę zdjęć z manufaktury (to szczególnie docenili, bo wiedzą że manufaktura na byle co nie idzie i że trudno tam coś zorganizować) Wspomniałem, że impreza ma charakter bardziej turystyczny niż wyścigowy.

Do wcześniej złożonego pisma dołączyłem Informator, także mieli podstawowe informacje.

Na rozmowę przygotowałem sobie wstępny plan jak ma wyglądać ,,Przystanek Bełchatów”
Tu możecie go zobaczyć.
Link
http://rapidshare.com/files/450815035/MR2011.doc" onclick="window.open(this.href);return false;

Oto o czym rozmawialiśmy:

1. UM bardzo pomysł się podoba.
2. Film promocyjny – same achy i ochy. Żałowali, że nie było na nim Bełchatowa i pytali się czy powstanie podobny z imprezy.
Wspominałem oczywiście, że film jest HITEM Internetu, że informacje o naszej imprezie umieściły wszystkie ważniejsze portale motoryzacyjne w Polsce i wiele na świecie.
Także jest duża szansa aby przy okazji MR mogli wypromować Bełchatów.
I to chcą sobie przemyśleć, w jaki sposób to wykorzystać.
3. Następnie było pytanie o możliwość umieszczenia reklamy miasta.
O autach powiedziałem, że miejsce na nich zarezerwowało BP jako że jest naszym głównym sponsorem. Ale za to chętnie możemy udostępnić miejsce na stronie, plakacie, gadżetach itp.
4. Zresztą jeśli chodzi o miejsce to powiedziałem, że wszystko zależy od stopnia ich zaangażowania finansowego.
5. Pytali czy przewidujemy coś jeszcze oprócz wystawy aut. Chcieliby aby impreza była jak najbardziej atrakcyjna dla mieszkańców.
6. Sprawdzą czy w tym czasie nie odbywa się żadna inna impreza.
7. Dni Bełchatowa w tym roku są duże wcześniej bo już 4-5 czerwiec ( w 2010 był to 26czerwca) więc nie wiadomo czy uda się MR Bełchatów, podłączyć pod DNI BEŁCHATOWA, ale nie jest to jeszcze zamknięty temat
8. Odezwą się do mnie już niedługo, ponieważ chcą przemyśleć jak mogliby wykorzystać MR przy promocji miasta.

Na spotkaniu ze strony miasta były 3 osoby z Zespołu ds. Promocji i Współpracy z Miastami Partnerskimi, obiecały że będą lobować u Prezydenta za naszą imprezą.

Jak powiedziała mi kierowniczka, naszą ofertę przedstawi Prezydentowi, kiedy uda nam się ustalić jeszcze trochę szczegółów, ponieważ Prezydent lubi konkrety.

[stang232]

Andronikdziała to i wieści z Bełchatowa.

1. Najważniejsze mamy zgodę na zorganizowanie MR w Bełchatowie.
2. Urząd miasta udzieli nam pomocy przy organizacji imprezy na terenie miasta Bełchatowa.
3. Będziemy mogli wystawić auta w centrum na placu Narutowicza.
4. Auta będą mogły zostać na placu na noc (plac jest monitorowany kamerami, aut i imprezy będzie też pilnować Straż Miejska, zastanawiam się jeszcze nad dodatkową ochroną)
Pod hotelem nie ma strzeżonego parkingu i ogólnie jest problem ze znalezieniem jakiegoś dużego w centrum. Chcę was uspokoić Bełchatów jest spokojny i bezpieczny, ale lepiej być przezornym. Z hotelu na plac jest jakieś 5min spacerkiem.
5. Na wcześniejszym spotkaniu poruszyłem temat dofinansowania - miasto ,, rozważa możliwość " ale musimy określić na co liczymy, czy na finansowe czy rzeczowe.
Będę się starał załatwić aby opłacili nocleg.
6. Jak to jest z tymi naszymi patronami medialnymi? Bo dział promocji miasta chce wiedzieć jak i gdzie będzie się o imprezie pisało i mówiło, i na ile będą mogli wypromować Bełchatów. Pewnie od tego będzie zależał stopień dofinansowania. Jaką formę reklamy miasta mogę zaoferować?
7. Cała zgoda, pozwolenie musi się opierać na pisemnym dokumencie . Rejestracja stowarzyszenia się opóźniła, więc jest trochę problem...
Kto będzie oficjalnie figurował jako organizator z naszej strony.
8. Za tydzień jestem umówiony na telefon, aby wyznaczyć termin spotkania- na którym ustalimy konkrety i szczegóły oraz co do kogo należy.

[stang232]

Jestem umówiony na piątek 20 maja w Urzędzie Miasta celem dogadania i dopięcia szczegółów.

[stang232]

Umowa z hotelem Energetyk podpisana.

Byłem dziś też na spotkaniu w UM dogadałem się już konkretnie jak i gdzie będą ustawione auta.
W przyszły, tygodniu otrzymam podpisane przez prezydenta pismo o patronacie.
W przyszłym tygodniu złożę też pismo inf policję i straż miejską. Czekam z tym, ponieważ jako załącznik chcę dołączyć pismo o patronacie miasta nad imprezą.

MR 2011 pojawił się już na oficjalnych plakatach z okazji Dni Bełchatowa i imprez im towarzyszących.

Pluzz jak zrobisz banner to daj znać. Wrzuci się go na stronę UM Bełchatowa.

Pojawi się też artykuł promujący MR w Bełchatowie.

[stang232]

Tu będziemy wystawiać auta